Politique de confidentialité

Qui nous sommes

CarroTEQC est un logiciel en ligne de gestion pour les ateliers de carrosserie. C'est un service de Zasenami, au Québec. Dans cette politique, « nous » veut dire CarroTEQC.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez CarroTEQC est Sebouh. Vous pouvez lui écrire à confidentialite@carroteqc.ca.

Deux rôles différents

Pour les clients des ateliers (les personnes qui font réparer leur véhicule), c'est l'atelier qui décide quels renseignements il recueille et pourquoi. Nous les gardons et les traitons pour lui, selon ses directives : nous sommes son fournisseur de service.

Chaque atelier a sa propre page de confidentialité, avec le nom de sa personne responsable. Le lien « Confidentialité » est au bas des pages que l'atelier vous envoie. Pour une question sur votre dossier, adressez-vous d'abord à l'atelier.

Pour les comptes CarroTEQC (le personnel des ateliers, des groupes et des bannières), c'est nous qui décidons comment les renseignements sont utilisés. Le reste de cette politique s'applique directement à vous.

Ce que nous recueillons sur les comptes

• Votre nom, votre courriel, votre langue, votre rôle et les ateliers où vous travaillez.
• Vos connexions : date et heure, adresse IP, appareil, essais ratés, et l'état de votre validation en deux étapes.
• Le journal de sécurité : invitations, changements de rôle, désactivations, changements de réglages, exportations de rapports et de fichiers.
• Ce que vous entrez au travail : notes, messages entre collègues, photos, heures pointées.
• Les signalements que vous nous envoyez avec « Signaler », et les erreurs techniques du logiciel.
• Si vous activez les notifications : l'adresse d'abonnement de votre navigateur.

CarroTEQC n'utilise ni publicité ni outil de suivi publicitaire. Les témoins (cookies) servent seulement à faire fonctionner le logiciel, par exemple à garder votre session ouverte.

Pourquoi

• Fournir le service : vous connecter et montrer à chaque personne les données de son atelier, selon son rôle.
• Protéger les comptes : validation en deux étapes, journal de sécurité, blocage des essais répétés.
• Vous aider : répondre à vos signalements et corriger les erreurs.
• Facturer l'abonnement de l'atelier, quand la facturation sera en place.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel et nous ne nous en servons pas pour de la publicité. Nous n'entraînons aucun modèle d'intelligence artificielle avec vos données.

Où sont les données

La base de données et les fichiers (photos, documents, PDF) sont hébergés chez Supabase, dans sa région du Canada (Montréal).

Le logiciel lui-même est servi par Vercel, réglé sur sa région de Montréal. Vercel est une entreprise américaine et son réseau mondial achemine le trafic : une requête peut passer par un serveur à l'extérieur du Canada.

Certains services ci-dessous traitent des renseignements à l'extérieur du Canada, surtout aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces pays.

Les entreprises qui nous aident

Ces fournisseurs traitent des renseignements pour nous, seulement pour faire fonctionner CarroTEQC :

• Supabase : base de données, fichiers et connexion des comptes. Au Canada (Montréal).
• Vercel : hébergement du logiciel. Serveurs à Montréal; entreprise américaine, réseau mondial.
• Resend : envoi des courriels (connexion, messages aux clients) et réception des estimations envoyées par courriel. Aux États-Unis.
• Twilio : textos aux clients, une fois ce service activé. Aux États-Unis.
• Cloudflare : vérification anti-robot (Turnstile) sur les pages de connexion, et transfert des courriels envoyés à nos adresses @carroteqc.ca. Réseau mondial.
• Anthropic (Claude) : les fonctions d'intelligence artificielle (lecture d'estimations PDF, aide, mémoire de l'atelier, brouillons, vérification des photos). Le texte, les PDF ou les photos envoyés sont traités aux États-Unis; Anthropic ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles. Rien n'est envoyé tant qu'une personne ne lance pas la fonction.
• Intuit (QuickBooks) : seulement si l'atelier relie sa comptabilité. Les factures, les paiements et le nom et les coordonnées des clients facturés sont copiés dans le compte QuickBooks de l'atelier.
• Stripe : paiement de l'abonnement de l'atelier, une fois la facturation en place.
• NHTSA (gouvernement des États-Unis) : le numéro de série d'un véhicule (NIV), sans aucun nom, est envoyé à son décodeur public pour trouver l'année, la marque et le modèle.

Notifications : si vous les activez, elles passent, chiffrées, par le service de notifications de votre navigateur (par exemple Google, Apple ou Mozilla).

Dictée vocale : CarroTEQC utilise la dictée de votre navigateur ou de votre clavier. Selon votre appareil, le son peut être traité par Apple ou Google; CarroTEQC ne reçoit que le texte et ne garde aucun son.

Comment nous protégeons les données

• Validation en deux étapes (application d'authentification), exigée par défaut pour le propriétaire, le gérant et le comptable; le propriétaire choisit pour chaque rôle. Toujours exigée pour l'équipe de CarroTEQC et pour les membres d'un groupe ou d'une bannière.
• Fin de session après 12 heures sans activité, et nouvelle connexion au moins tous les 30 jours (sauf les écrans d'atelier, comme le tableau télé).
• Vérification anti-robot à la connexion, à la création de compte et au mot de passe oublié.
• Chaque atelier ne voit que ses propres données : la règle est appliquée par la base de données elle-même, pas seulement par les écrans.
• Un journal de sécurité que le propriétaire peut consulter et exporter. Il est gardé 2 ans.
• Une copie de sauvegarde chiffrée de la base de données et des fichiers, faite chaque nuit et gardée 14 jours par Zasenami, au Québec.
• Des connexions chiffrées (HTTPS) entre votre appareil et CarroTEQC.

Aucune mesure n'est parfaite. Si un incident survient, voyez plus bas ce que nous faisons.

Combien de temps nous gardons les données

• Dossiers des clients des ateliers : selon le réglage de l'atelier, au moins 7 ans après la dernière activité. Ensuite, les renseignements personnels sont effacés automatiquement; les montants restent pour les statistiques, sans nom.
• Photos et documents supprimés : 30 jours dans une corbeille, puis effacés pour de bon.
• Journal de sécurité : 2 ans.
• Copies de sauvegarde : 14 jours.
• Votre compte : tant que vous utilisez CarroTEQC. Pour le fermer, écrivez-nous.

Vos droits

Vous pouvez demander à voir les renseignements que nous avons sur vous, les faire corriger, ou demander qu'ils soient effacés quand rien ne nous oblige à les garder. Écrivez à confidentialite@carroteqc.ca. Nous répondons dans les 30 jours.

Vous êtes client d'un atelier? Adressez votre demande à l'atelier : sa page de confidentialité donne le nom de sa personne responsable. L'atelier peut exporter votre dossier et effacer vos renseignements dans CarroTEQC. Si vous nous écrivez, nous transmettrons votre demande à l'atelier.

Vous pouvez aussi porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Incident de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident touche des renseignements qu'un atelier nous confie, nous prévenons l'atelier sans tarder. Quand un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées sont avisées.

Changements

Si nous changeons cette politique, la date en haut de la page change. Pour un changement important, nous prévenons les propriétaires d'atelier par courriel.

Nous joindre

CarroTEQC, un service de Zasenami, Québec. Courriel : confidentialite@carroteqc.ca.